Notice of Privacy Practices

EN ESTA NOTIFICACIÓN, SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESA INFORMACIÓN.

LÉALA ATENTAMENTE.

Entrada en vigor a partir del 1/1/2026

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Deberes de la Entidad Cubierta

Managed Health Services (MHS) es una entidad cubierta tal y como se define y regula en la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996. MHS está obligado por ley a mantener la privacidad de su información de salud protegida (PHI), proporcionarle este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del Aviso que está actualmente vigente y notificarle en caso de una vulneración de su PHI no asegurada.

Este Aviso describe cómo podemos utilizar y divulgar su PHI. También describe sus derechos de acceso, modificación y gestión de su PHI y cómo ejercerlos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI no descritos en este Aviso se harán únicamente con su autorización por escrito.

MHS se reserva el derecho a modificar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado de la PHI que ya tengamos, así como para cualquier PHI que recibamos en el futuro. MHS revisará y distribuirá con prontitud este Aviso siempre que se produzca un cambio sustancial en lo siguiente:

• Los usos o divulgaciones.
• Sus derechos.
• Nuestras obligaciones legales.
• Otras prácticas de privacidad indicadas en el aviso.

Pondremos a su disposición cualquier Aviso revisado en nuestro sitio web o a través de un envío por correo aparte.

Protecciones Internas de la PHI Oral, Escrita y Electrónica

MHS protege su PHI. Mantenemos en privado su raza, etnia, idioma, orientación sexual, estado de discapacidad y cualquier información sobre adaptaciones o servicios de apoyo necesarios relacionados con su discapacidad. Disponemos de procesos de seguridad para mantener segura su información.

Estas son algunas de las formas en que protegemos su PHI:

• Formamos a nuestro personal para que siga nuestros procesos de privacidad y seguridad.
• Exigimos a nuestros socios comerciales que sigan los procesos de privacidad y seguridad.
• Mantenemos nuestras oficinas seguras.
• Hablamos de su PHI solo por razones comerciales con las personas que necesitan saberlo.
• Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o almacenamos electrónicamente.
• Utilizamos tecnología para evitar que las personas equivocadas accedan a su PHI.

Usos y Divulgaciones Permitidos de su PHI

A continuación, le indicamos cómo podemos utilizar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

• Tratamiento: podemos utilizar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le proporcione tratamiento para coordinar su tratamiento entre proveedores o para ayudarnos a tomar decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
• Pago: podemos utilizar y divulgar su PHI para realizar pagos de beneficios por los servicios de atención médica que se le hayan brindado. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a las reglas federales de privacidad para sus fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir tramitación de solicitudes, determinación de elegibilidad o cobertura de solicitudes y revisión de los servicios para comprobar su necesidad médica.
• Operaciones de atención médica: podemos utilizar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir prestación de servicios de atención al cliente, respuesta a reclamos y apelaciones y gestión y coordinación de la atención.

En nuestras operaciones de atención médica podemos divulgar la PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos asociados. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:

• Actividades de evaluación y mejora de la calidad.
• Revisar la competencia o las cualificaciones de profesionales de atención médica.
• Gestión de casos y coordinación de la atención.
• Detectar o prevenir el fraude y el abuso en la atención médica.

Su raza, etnia, idioma, orientación sexual, estado de discapacidad y cualquier información sobre adaptaciones o servicios de apoyo necesarios relacionados con su discapacidad están protegidos por los sistemas y las leyes del plan de salud. Esto significa que la información que usted proporciona es privada y segura. Solo podemos compartir esta información con proveedores de atención médica. No se compartirá con terceros sin su permiso o autorización. Utilizamos esta información para ayudar a mejorar la calidad de su atención y servicios.

Esta información nos ayuda a lo siguiente:

• Comprender mejor sus necesidades de atención médica.
• Conocer sus preferencias de idioma cuando acuda a los proveedores de atención médica.
• Proporcionarle información de atención médica para satisfacer sus necesidades de atención.
• Ofrecerle programas que lo ayuden a estar más sano.

Esta información no se utiliza con fines de suscripción ni para tomar decisiones sobre si puede recibir cobertura o servicios.

• Divulgaciones del plan de salud grupal/patrocinador del plan: podemos divulgar su PHI a un patrocinador del plan de salud grupal, como a un empleador u otra entidad que le esté proporcionando un programa de atención médica, si el patrocinador ha aceptado ciertas restricciones sobre cómo utilizará o divulgará la PHI (como aceptar no utilizarla para acciones o decisiones relacionadas con el empleo).

Otras Divulgaciones Permitidas o Requeridas de su PHI

• Actividades de recaudación de fondos: podemos utilizar o divulgar su PHI para actividades de recaudación de fondos, como recolectar dinero para una fundación benéfica o entidad similar para ayudar a financiar sus actividades. Si nos ponemos en contacto con usted para actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de excluirse o dejar de recibir dichas comunicaciones en el futuro.
• Fines de suscripción: podemos utilizar o divulgar su PHI con fines de suscripción, como decidir sobre una solicitud o petición de cobertura. Si utilizamos o divulgamos su PHI con fines de suscripción, tenemos prohibido utilizar o divulgar su PHI que contenga información genética en el proceso de suscripción.
• Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento: podemos utilizar y divulgar su PHI para recordarle una cita para recibir tratamiento y atención médica con nosotros o para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
• Según lo exija la ley: si las leyes federales, estatales o locales exigen un uso o divulgación de su PHI, podremos utilizar o divulgar información de su PHI en la medida en que el uso o la divulgación cumplan con dicha ley y se limiten a los requisitos de esta. Si más de dos leyes o reglamentos que regulen el mismo uso o divulgación entran en conflicto, cumpliremos con los más restrictivos.
• Actividades de salud pública: podemos revelar su PHI a una autoridad de salud pública con el fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos revelar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de los productos o servicios bajo la jurisdicción de la FDA.
• Víctimas de maltrato y abandono: podemos revelar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes si tenemos una creencia razonable de maltrato, abandono o violencia doméstica.
• Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su PHI en respuesta a una orden administrativa o judicial. También podemos vernos obligados a divulgar su PHI para responder a una citación, solicitud de presentación de pruebas u otras peticiones similares.
• Cumplimiento de la ley: podemos revelar parte de su PHI a las fuerzas de seguridad cuando se nos requiera para responder a un delito.

• Registros de trastornos por uso de sustancias (Substance Use Disorder, SUD): si recibimos los expedientes SUD de la Parte 2, no los utilizaremos ni divulgaremos, ni tampoco proporcionaremos testimonios que transmitan el contenido de dichos expedientes, en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo contra usted, a menos que dicha divulgación se base en su consentimiento por escrito (independiente de su consentimiento para cualquier otro uso o divulgación) o en una orden judicial después de que se le haya notificado y se le haya dado la oportunidad de ser oído, según lo dispuesto en la Parte 2. Una orden judicial que autorice el uso o la divulgación de los expedientes SUD de la Parte 2 debe ir acompañada de una citación u otro requisito legal que obligue la divulgación antes de que se utilice o divulgue el expediente solicitado.
• Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos revelar su PHI a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar una causa de muerte. También podemos revelar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que lleven a cabo sus funciones.
• Donación de órganos, ojos y tejidos: podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a quienes trabajan en la obtención, el almacenamiento o el trasplante de órganos, ojos y tejidos provenientes de cadáveres.
• Amenazas para la salud y la seguridad: podemos utilizar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.
• Funciones gubernamentales especializadas: si usted es miembro de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades del mando militar. También podemos revelar su PHI a funcionarios federales autorizados por motivos de seguridad nacional, actividades de inteligencia, al Departamento de Estado de EE. UU. para determinaciones de idoneidad médica, la protección del presidente y otras personas autorizadas según lo exija la ley.
• Indemnización laboral: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relativas a la indemnización laboral u otros programas similares, establecidos por ley, que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo independientemente de sobre quién recae la responsabilidad.
• Situaciones de emergencia: podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si está incapacitado o no está presente, a un miembro de su familia, a un amigo personal cercano, a una agencia autorizada de ayuda en caso de catástrofe o a cualquier otra persona previamente identificada por usted. Utilizaremos el juicio profesional y la experiencia para determinar si la divulgación es lo mejor para usted. Si la divulgación es en su mejor interés, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la persona involucrada en su atención.
• Reclusos: si está preso en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario de las fuerzas del orden, podemos revelar su PHI a la institución correccional o al funcionario de las fuerzas del orden cuando dicha información sea necesaria para que la institución le proporcione atención médica, para proteger su salud o seguridad o la salud o seguridad de otras personas o para la seguridad y protección de la institución correccional.
• Investigación: en determinadas circunstancias, podemos revelar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y cuando se hayan establecido ciertas salvaguardas para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Usos y Divulgaciones de su PHI que Requieren su Autorización por Escrito

Estamos obligados a obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

• Venta de la PHI: solicitaremos su autorización por escrito antes de realizar cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, lo que significa que estamos recibiendo una compensación por divulgar la PHI de esta manera.
• Mercadeo: solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI con fines de mercadeo con excepciones limitadas, como cuando mantenemos comunicaciones de mercadeo cara a cara con usted o cuando le proporcionamos regalos promocionales de valor nominal.
• Notas de psicoterapia: solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que podamos tener archivadas con una excepción limitada, como para determinadas funciones de tratamiento, pago o funcionamiento de la atención médica.

Tiene derecho a revocar su autorización, por escrito y en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos utilizado o divulgado su PHI basándonos en esa autorización inicial.

Asistencia de Idiomas y Accesibilidad

Los miembros pueden solicitar ayuda de idiomas o adaptaciones relacionadas con su discapacidad de forma gratuita. MHS protege esta información. Solo se utiliza para ayudarlo a recibir atención y a comunicarse con claridad.

Derechos Individuales

Los siguientes son sus derechos en relación con su PHI. Si desea hacer uso de alguno de los siguientes derechos, póngase en contacto con nosotros y utilice la información que figura al final de este Aviso.

• Derecho a solicitar restricciones: tiene derecho a solicitar restricciones en el uso y la divulgación de su PHI para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica, así como divulgaciones a personas involucradas en su atención o en el pago de esta, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita y señalar a quién se aplica la restricción. No estamos obligados a acceder a esta solicitud. Si estamos de acuerdo, accederemos a su solicitud de restricción, a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para el pago o las operaciones de atención médica a un plan de salud cuando usted haya pagado el servicio o el artículo de su bolsillo en su totalidad.
• Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI por medios alternativos o en lugares alternativos. Este derecho solamente se aplica si la información puede ponerlo en peligro si no se comunica por los medios alternativos o en el lugar alternativo que usted desea. No tiene que explicar el motivo de su solicitud, pero debe indicar que la información podría ponerlo en peligro si no se cambia el medio de comunicación o el lugar. Debemos acceder a su solicitud si es razonable y especifica los medios alternativos o el lugar donde debe entregarse su PHI.
• Derecho a acceder y recibir una copia de su PHI: tiene derecho, con excepciones limitadas, a consultar u obtener copias de su PHI contenida en un conjunto de registros designado. Puede solicitar que le proporcionemos copias en un formato distinto al de las fotocopias. Utilizaremos el formato que usted solicite, a menos que no podamos hacerlo de forma práctica. Debe presentar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le indicaremos si se pueden revisar los motivos de la denegación. También le indicaremos cómo solicitar dicha revisión o si la denegación no puede ser revisada.
• Derecho a modificar su PHI: tiene derecho a solicitar que modifiquemos, o cambiemos, su PHI si cree que contiene información incorrecta. Su solicitud debe realizarse por escrito y debe explicar por qué debe modificarse la información. Podemos denegar su solicitud por determinadas razones, por ejemplo, si nosotros no creamos la información que usted desea modificar y el creador de la PHI puede llevar a cabo la modificación. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Puede responder con una declaración de que no está de acuerdo con nuestra decisión, y adjuntaremos su declaración a la PHI que solicita que modifiquemos. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos esfuerzos razonables para informar a los demás, incluidas las personas que usted nombre, de la modificación y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.
• Derecho a recibir un informe sobre las divulgaciones: tiene derecho a recibir una lista de los casos dentro del último período de seis años en los que nosotros o nuestros socios comerciales hayamos divulgado su PHI. Esto no se aplica a la divulgación con fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted haya autorizado y algunas otras actividades. Si solicita este informe más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable, basada en los costos, por responder a estas solicitudes adicionales. Le proporcionaremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
• Derecho a presentar un reclamo: si considera que se han vulnerado sus derechos de privacidad o que hemos infringido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos un reclamo por escrito o por teléfono utilizando la información de contacto que figura al final de este Aviso.

También puede presentar un reclamo ante la Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. mediante el envío de una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, una llamada al 1-800-368-1019 (TTY: 1-800-537-7697) o al ingresar en hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

NO TOMAREMOS NINGUNA MEDIDA CONTRA USTED POR PRESENTAR UN RECLAMO.

• Derecho a recibir una copia de este Aviso: puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento utilizando la información de contacto que figura al final de este Aviso. Si recibe este Aviso en nuestra página web o por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia en papel.

Información de Contacto

Preguntas sobre este Aviso: si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros por escrito o por teléfono utilizando la información de contacto que se indica a continuación.

MHS

Attn: Privacy Official

429 N Pennsylvania St., Suite 109

Indianapolis, IN 46204

1-877-647-4848

(TTY: 1-800-743-3333)